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Datenschutzkonzept für die Pressearbeit

Ihre Sicherheit, unsere Pflicht

Das Datenschutzkonzept hat zum Ziel, in einer zusammenfassenden Dokumentation die datenschutzrechtlichen Aspekte darzustellen. Es kann auch als Grundlage für datenschutzrechtliche Prüfungen dienen. Dadurch soll die Einhaltung der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nicht nur gewährleistet, sondern auch der Nachweis der Einhaltung geschaffen werden.

Präambel

Die Pressearbeit im Sub, dem Schwulen Kommunikations- und Kulturzentrum München, richtet sich hauptsächlich an Journalist*innen der Lokal- und der Szenepresse in München, die sich mit Themen für die Lesben-, Schwulen-, Bi-, Trans- und Inter-Community, kurz LSBTI, auseinandersetzt. Seit über zehn Jahren sind wir in München fest etabliert, die Presse kennt unsere Arbeit. Wir wissen genau, was Journalist*innen interessiert und verfügen über ein weitreichendes Netzwerk, das alle relevanten Print- und Onlinepublikationen der Lokal- und Szenepresse beinhaltet. Wir liefern regelmäßig Pressemitteilungen, Pressebilder und ganze -mappen, Flyer und Pressefotos, die über das Sub, Events im Sub oder Szeneaktivitäten berichten, in die das Sub involviert oder von denen das Sub betroffen ist. Ein besonderes Augenmerk legen wir auf die korrekte Datenverarbeitung und Speicherung von Kontaktdaten von Journalist*innen zu Kommunikationszwecken.

Datenschutzpolitik und Verantwortlichkeiten im Verein

  • Für den Datenschutz ist der Geschäftsführer Dr. Kai Kundrath und unser Datenschutzbeauftragter Stephan Weiß verantwortlich. 
  • Alle Datenschutzziele für die PR im Sub orientieren sich an den Datenschutzregelungen des Vereins und sind individuell auf den Umgang mit Kontaktdaten von Journalist*innen angepasst.
  • Unsere Mitarbeiter*innen werden regelmäßig sensibilisiert, den internen Datenschutzregeln nachzukommen.
  • Wir sind bestrebt, den Datenschutz kontinuierlich sicherzustellen und zu verbessern.

Individuelle Datenschutzregelungen im Verein

Umgang mit Daten von Journalist*innen

  • Kontaktdaten von Journalist*innen (Vorname, Nachname, Position, Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefon- und Mobilnummer, ggf. Interessensgebiete) werden nur gespeichert, wenn entweder ein berechtigtes Interesse oder eine Einwilligungserklärung vorliegt.  
  • Alle Kontaktdaten von Journalist*innen werden in unserer Kontaktdatenbank zentral gespeichert, sind verschlüssselt und sind nur für unseren Pressereferenten zugänglich.
  • Presseverteiler sind in einer Cloud gespeichert, passwortgeschützt und für Externe nicht zugänglich.
  • Alle Presseverteiler werden regelmäßig aktualisiert und auf den neuesten Stand gebracht.
  • Journalist*innen können sich jederzeit persönlich oder per Mail vom Presseverteiler abmelden. Alle gespeicherten Daten werden dann sofort gelöscht.
  • Presseverteiler inkl. Kontaktdaten dürfen grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben werden.
  • Bei der Zusammenarbeit mit Sub-Mitarbeiter*innen und Externen, z.B. aus der Münchner LSBTI-Community, die mit uns gemeinsam Themen bearbeiten, werden nur Daten geteilt, wenn es im berechtigten Interesse von allen Involvierten ist. Wird beispielsweise ein Interview zwischen einem Sub-Mitarbeiter/Externen und einer/m Journalistin/en arrangiert, stellen wir sicher, dass wir die ausdrückliche Einwilligung der/des Journalistin/en erhalten, personenbezogene Informationen an Sub-Mitarbeiter/Externe weiterzugeben. Außerdem werden beide Parteien darüber informieren, dass die Daten nur im Zusammenhang dieses Interviews relevant sind und nicht für persönliche Zwecke genutzt werden dürfen.

Umgang mit Daten von Sub-Mitarbeiter*innen und Externen, z.B. aus der Münchner LSBTI-Community, die mit uns gemeinsam Themen bearbeiten

  • Daten von Sub-Mitarbeiter*innen und Externen (Vorname, Nachname, Position, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefon- und Mobilnummer) werden nur gespeichert, wenn entweder ein berechtigtes Interesse (Auftrag) oder eine Einwilligungserklärung vorliegt.
  • Alle diese Daten werden in einer Kontaktdatenbank zentral gespeichert und sind nur für den Pressereferenten zugänglich.
  • Wenn die Zusammenarbeit zwischen PR-Agentur und den Sub-Mitarbeiter*innen/Externen beendet wird, werden die Daten nach drei Jahren komplett gelöscht.
  • Bei der Zusammenarbeit mit Journalist*innen werden nur Daten geteilt, wenn es im berechtigten Interesse von allen Involvierten ist. Wird beispielsweise ein Interview zwischen einem/r Sub-Mitarbeiter/in/Externen und einer/m Journalistin/en arrangiert, stellen wir sicher, dass wir die ausdrückliche Einwilligung des/der Sub-Mitarbeiters/in/Externen erhalten, personenbezogene Informationen an die/den Journalistin/en weiterzugeben. Außerdem werden beide Parteien darüber informieren, dass die Daten nur im Zusammenhang dieses Interviews relevant sind und nicht für persönliche Zwecke genutzt werden dürfen.

Umgang mit Mitarbeiter*innendaten

  • Mitarbeiter*innenbezogene Daten werden im passwortgeschützten Ordner, auf den nur der Geschäftsführer Dr. Kai Kundrath und der Vorstand Zugriff hat, gespeichert, so lange die oder der Mitarbeiter/in im Sub e.V. angestellt ist. Diese Daten werden nach drei Jahren komplett gelöscht.

Umgang mit Daten von Dienstleistern und Lieferanten

  • Daten von Dienstleistern und Lieferanten (Vorname, Nachname, Position, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefon- und Mobilnummer) werden nur gespeichert, wenn entweder ein berechtigtes Interesse (Auftrag oder Vertrag) oder eine Einwilligungserklärung vorliegt.
  • Daten von Dienstleistern und Lieferanten werden in unserer Kontaktdatenbank zentral gespeichert und sind nur für Geschäftsführer und Vorstand zugänglich.
  • Sofern der Dienstleister oder Lieferant es wünscht, werden personenbezogene Daten sofort komplett gelöscht.

Hosting von Website und E-Mailkonten

  • Die Website von Sub e.V. wird von der Firma xxx gehostet. Die E-Mail-Konten aller Mitarbeiter und der Server werden von Google gehostet (Google Groups). Mit beiden Dienstleistern besteht ein Vertrag über "Auftragsdatenverarbeitung", um eine korrekte Verarbeitung der Daten von Sub e.V. sicher zu stellen.
  • Personenbezogene Daten, die über Kontaktformulare auf der Website übermittelt werden, dienen ausschließlich für die Kontaktaufnahme. Die Daten werden weder gespeichert noch an Dritte weitergeleitet.